Transparência e disciplina, os melhores instrumentos contra a corrupção

A nova política anticorrupção em vigor no Brasil desde o começo do ano colocou em voga um termo que só circulava nos corredores das grandes corporações – compliance. Derivada do inglês to comply/ cumprir, significa o dever de cumprir e fazer cumprir regulamentos internos e externos ligados às atividades de uma empresa ou organização. São especialmente importantes para quem faz negócios com o setor público. Para quem pratica e comprova a aplicação desses procedimentos, a lei prevê atenuantes em casos de suspeita de corrupção. E para quem mal sabe o que é isso, o que fazer?

Parece difícil e caro manter procedimentos de registro e controle de um negócio, mas olhando bem trata-se apenas de cumprir as obrigações que tornam qualquer empresa bem organizada e eficiente, seja de que tamanho for. Para o professor e pesquisar Paulo Durval Branco, vice-coordenador do Centro de Sustentabilidade da FGV(GVces) e especialista em sustentabilidade na cadeia de fornecimento, “a mesma exigência feita às grandes empresas de ter informações financeiras transparentes vale para a pequena. Só muda a dimensão. São cuidados muito básicos com a legalidade do negócio que todo contador é capaz de orientar”. Como primeiro passo para uma PME fazer gestão de risco e verificar se atende as exigências da lei, o especialista aponta uma lista de cuidados.

Tenha clareza em relação ao contrato social e ao pagamento de pró-labore de sócios e funcionários. Reveja com o contador ou um advogado se o texto prevê aspectos exigidos pela lei; para isso, é importante saber o que diz a lei  

Não misture as contas da empresa com as contas pessoais. Usar o bolso direito para pagar o bolso esquerdo é um dos costumes mais comuns para o pequeno empresário; pense que se um estranho olhar sua contabilidade, deve entendê-la sem precisar de explicações adicionais.

Mantenha a legalidade do negócio. O que significa saber quais documentos e aspectos legais seu negócio precisa atender. Mantenha as licenças em dia. Com tudo em ordem, você minimiza o risco de ficar nas mãos de um fiscal corrupto e aumenta as chances de fechar negócios com grandes empresas exigentes com a qualificação dos fornecedores.

O segundo passo na construção de uma cultura de cuidados preventivos também não está inacessível para a pequena empresa. São as providências que demonstram que sua empresa está comprometida em combater internamente a corrupção e podem ser tomadas pelo próprio dono.

Tenha uma política de prevenção à corrupção e mantenha os funcionários bem esclarecidos sobre ela. Ao colocar no papel como pretende combater as práticas ilícitas, sua empresa torna claro para funcionários e os outros públicos com quem se relaciona os compromissos que assumiu com esta questão, o que é importante e inegociável nas suas atividades e as sanções para quem transgredir as regras.

Escreva um código de conduta. Faça com que ele seja simples para ser entendido por todos e demonstre na prática e de forma realista os cuidados registrados na política de prevenção à corrupção. Diga o que empresa espera de cada um e onde podem encontrar orientação em caso de dúvidas.

Crie um mecanismo de comunicação interno e externo sigiloso para que os problemas de fraudes sejam rapidamente conhecidos e enfrentados – e garanta que a denúncia seja apurada e esclarecida e o autor não sofra danos por isso.

Revise as contas e atividades da empresa regularmente, como uma auditoria, para verificar se os procedimentos estão sendo cumpridos e se os registros são feitos corretamente.

Mantenha a documentação da empresa bem organizada e guardada. Tenha segurança de que conseguirá reunir rapidamente toda a documentação se for necessário fazer prova em um processo de combate à corrupção.  

Preveja procedimentos de prevenção nos contatos com funcionários públicos. Entre os recursos já em uso pelas empresas para receber um agente público estão: ter sempre dois funcionários na reunião; usar uma sala de vidro tipo aquário; e ter equipamento de vídeo na sala e informar que a reunião será gravada.

São providências que à primeira vista parecem trabalhosas e fora da realidade das pequenas empresas. Mas no novo cenário que se espera para o Brasil com a criação da lei anticorrupção, o custo em tempo e dinheiro para se tornar mais transparente pode ser um dos melhores investimentos que uma empresa faz pelo seu futuro.