HORA DE deixar a gaveta em ORDEM
- Detalhes
- Publicado em Domingo, 18 Dezembro 2011 20:10
- Escrito por Karina Lignelli
Outro fim de ano se aproxima e, nessa época, costuma ficar mais visível a montanha de papel formada por contas e boletos pagos, recibos e comprovantes de garantia de produtos, acumulados ao longo dos meses. Mas antes de começar a organizar a bagunça – e, ironicamente, abrir espaço para uma nova papelada –, é bom saber o que deve ou não ser guardado e por quanto tempo, dizem especialistas em defesa do consumidor.
Mesmo com prazo máximo de cinco anos para prescrição de dívidas, de acordo com o Código Civil, cobranças indevidas podem colocar o nome do consumidor em cadastros de inadimplência antes desse período se não houver comprovação de pagamento. "Guardar é a garantia de não pagar duas vezes", afirma o diretor do Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo (Ibedec), José Geraldo Tardin.
Lei unifica comprovantesCom a sanção da lei federal 12.007, em 2009, empresas públicas ou privadas têm a obrigação de encaminhar ao consumidor que esteja em dia com suas contas uma declaração de quitação anual de débitos. Além de tentar diminuir a montanha de papéis, o objetivo da lei é evitar transtornos ao consumidor se o fornecedor questionar os pagamentos indevidamente.
A redução da quantidade de papéis, no entanto, não exclui a necessidade de se ter um arquivo. "É importante se precaver. A lei não se aplica aos anos anteriores, por isso é preciso guardar os comprovantes de 2009 inteiro para trás", diz a superintendente institucional da Associação Brasileira de Defesa do Consumidor (Proteste), Polyanna Carlos da Silva.
A advogada do Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec), Mariana Ferreira Alves, lembra que cada obrigação contratual tem um prazo específico para o credor exigir o pagamento, de acordo com o Código Civil brasileiro. Após esse período, a dívida prescreve e não pode mais ser cobrada – mesmo que não tenha sido paga. "Antes da prescrição, portanto, é importante não jogar fora documentos que possam comprovar a quitação", observa.
De acordo com a gerente de atendimento da Fundação Procon-SP, Selma Amaral, conforme os consumidores recebem o comprovante anual de quitação podem descartar documentos já pagos referentes a ele. Ela recomenda o arquivamento desse documento pelo tempo de prescrição para cobrança (veja mais no quadro).
No caso dos tributos, por exemplo, como Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) e Imposto de Renda Pessoa Física ou Jurídica (IRPF/PJ), o correto é guardar os comprovantes de pagamento por cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento – inclusive os comprovantes das declarações de entrega.
Imóveis, saúde,cartões
Para recibos de aluguel e condomínio, o ideal é guardar por três e cinco anos, respectivamente – recomendação válida tanto para locadores como para locatários. Mas pode valer a pena, de tempos em tempos, solicitar à administradora do condomínio declaração de que não existem débitos.
Já no caso de contratos de financiamento imobiliário, os comprovantes de pagamento têm de ser guardados por prazos mais longos: é preciso conservar os recibos até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis. O mesmo vale para recibos de cotas de consórcio, que devem ser mantidos até que a administradora do grupo libere o bem ou oficialize a quitação.
Recibos de planos de assistência médica e de mensalidades escolares devem ser mantidos também por um período de cinco anos, para que seja possível discutir reajustes em caso de aumento com base em anos anteriores. É recomendável arquivar, também durante cinco anos, recibos de prestação de serviços de profissionais liberais. Para os cartões de crédito, o prazo é de cinco anos. "Mas, para a discussão de juros cobrados pela administradora, o prazo de prescrição é de apenas três anos", diz Mariana Alves, do Idec.
Por último, quando se adquire um bem durável, como eletrodomésticos e eletroeletrônicos, a nota fiscal é a prova da compra e precisa ser mantida durante toda a vida útil do produto.
UMA LIÇÃO DE EMPREENDEDORA
Um consumidor que queira provar que é bom pagador e evitar dores de cabeça no futuro deve saber que precisa guardar de forma responsável recibos e comprovantes. A prestadora de serviços na área de geografia e mercado Isabel Spaolonzi é um bom exemplo disso. Ela já teve dois estabelecimentos comerciais, uma bombonière e um restaurante, e desse período como empreendedora tirou a lição de sempre guardar comprovantes. Isabel mantinha os documentos por no mínimo um mês antes de enviá-los para o contador, dependendo do perfil dos fornecedores.
"Alguns sempre tinham problemas de identificação nos pagamentos realizados. E aí recebíamos cobranças, como boleto em aberto ou não pago. Como eu mantinha os comprovantes comigo, facilmente entrava em contato para regularizar e, se necessário, até enviava fax. Resolvia rápido, mas dava muito trabalho", conta.
Isabel fechou a bombonière e vendeu o restaurante em 2010 e mantém a documentação da primeira em um depósito, no prédio onde mora. "Quando se tem um estabelecimento comercial, é preciso guardar comprovantes de qualquer natureza por pelo menos dois anos. A papelada do restaurante repassei ao novo dono e seu contador", afirma.
Sua atual empresa não gera um grande volume de documentos – apenas comprovantes de quitação de tributos como Guia da Previdência Social (GPS) e Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). "O processo é bem mais simples que no comércio. E quem emite os formulários é o contador que trabalha para mim", diz.
